Facilities Manager
Jones Lang LaSalle, IP, Inc
Caracas, VEN
hace 14 días

Description :

JLL (NYSE : JLL) es una firma de servicios profesionales y de gestión de inversiones que ofrece servicios especializados en bienes raíces a clientes que buscan incrementar su valor mediante la adquisición, ocupación e inversión en bienes inmuebles.

Con ingresos anuales por honorarios de US$ 4.7 mil millones y brutos de US$ 5.4 mil millones, JLL tiene más de 230 oficinas corporativas, opera en 80 países del mundo y tiene una fuerza laboral de aproximadamente 58.

000 personas. En representación de sus clientes, la empresa provee gestión y tercerización de servicios inmobiliarios a un portafolio de propiedades de 3.

4 mil millones de pies cuadrados, ó 316 millones de metros cuadrados y completó US$ 118 mil millones en ventas, adquisiciones y transacciones financieras en 2014.

La división de gestión de inversiones, LaSalle Investment Management, cuenta con US$ 55.3 mil millones de activos inmobiliarios bajo administración.

JLL es el nombre comercial, y una marca registrada, de Jones Lang LaSalle Incorporated. Para más información, visite www.jll.com

Metas de la posición :

  • Garantizar que los servicios prestados al cliente sean de alta calidad.
  • Que la operación dentro de la organización se conduzca con transparencia, manejando altos estándares.
  • Asegurar que todos los procesos involucrados en la prestación de los servicios sean actualizados y cumplan con las necesidades del negocio
  • Mantener la relación con el cliente.
  • Compartir resultados y planes de acción con el cliente
  • Tareas y responsabilidades :

  • Documentación de Procesos
  • Elaboración, solicitud de aprobación e ingreso de Requisiciones de bienes y o servicios en el sistema my Purchases para el área de Facilities.
  • Control de Activos del Area.
  • Elaboración de ROC’s (Recommendation of Charge)
  • Elaboración de FADO’s (Fixed Asset Disposal Operation)
  • Elaboración de Traslados de activos entre centros de costo
  • Elaboración de ICT’s (Intercompany Transfers)
  • Coordinación y seguimiento a la venta, compra, remate y reubicación de activos
  • Elaboración de Inventarios Cat 05 y Cat 08
  • Manejo y Control del Presupuesto de Capital
  • Seguimiento a Proyectos de Construcción y / o Remodelación (Ejecución)
  • Seguimiento y Control al Gasto del Capital asignado (Muebles, Vehículos, Edificios)
  • Inclusión de los proyectos en el Tracker
  • Asegurar el cumplimiento en presupuesto y tiempo de ejecución de los proyectos realizados
  • Manejo y Control del Presupuesto de SR&A
  • Asegurar el registro adecuado de los gastos, controlando las compras y cargos efectuados.
  • Administración del Servicio de Archivo Externo : Coordinando entre el Proveedor y los usuarios los servicios requeridos.

  • Documentación, Implementación y Actualización de Procesos : Llevando a cabo cambio en los procesos cuando sea requerido e informando a los usuarios a través del correo electrónico y la red.
  • Desarrollo de encuestas de satisfacción al interior de la compañía con respecto a los servicios prestados y / o obras realizadas.
  • Garantizar el pago de los Impuesto de la propiedad
  • Reporte trimestral en Delphi de Auditorias de Aseo
  • Coordinación Personal sub-contratado
  • Coordinar, ejecutar y emitir reporte de Mudanzas del site
  • Hacer el reporte mensual de Pricing
  • Reportar resultados de QD a la región
  • Administración Flota de Vehículos :

  • Control de Inventario de la flota de vehículos de P&G (Gerencias, Ventas y Seguridad) asegurando que la información del sistema, de la aseguradora y el listado del área sean igual
  • Participación en el proceso de venta de vehículos y reposiciones.
  • Administración de la póliza de vehículos, comunicación directa con la compañía de Seguros y Corredores y emisión de reporte de Siniestros.
  • Coordinación de pago de Impuestos y Seguros de los vehículos de flota.
  • Coordinación del mantenimiento de los vehículos de gerencia, seguridad y otros no pertenecientes a la flota de ventas durante su periodo de garantía.
  • Asegurarse que todos los expedientes de los autos estén al día y completos.
  • Administración y Control Flota de Vehículos (Renting)
  • Coordinación Seguridad en Oficinas :

  • Administración y Suministro a empleados y contratistas de tarjetas de acceso al edificio (Manejo del sistema de control de accesos One Key) y parqueadero, carnets de foto, regletas de identificación del puesto de trabajo y ubicación de casillero en el piso y archivadores.
  • Actualización y mantenimiento de la Base de datos de carnets asignados a empleados para ingreso al edificio y parqueaderos, sosteniendo comunicación periódica con la administración.
  • Liderar y asegurar el cumplimiento y aplicación del Programa de HS&E dentro del site. (Sustainability, Reporte de energía, reporte de reciclaje, reporte de Incidentes, Análisis de Riegos).
  • Atender las reuniones de COPASO / GAGA y tener una participación activa
  • Documentar y Reportar Incidentes de Seguridad a nivel regional
  • Asegurar que el personal de Seguridad y Recepción se encuentre debidamente entrenado, saber proceder ante diferentes situaciones (paquetes extraños, llamadas amenazantes, procedimientos en caso de acceso no autorizado y / o personas agresivas, procedimiento de manejo de autoridades).
  • Mantener continua comunicación / contacto con la gerencia de seguridad del edificio y algunas autoridades locales claves.
  • Realizar una autoevaluación del nivel de seguridad interno (mediante el formato Key Elements o elementos claves)
  • Coordinar y asegurar destrucción efectiva de la información sensitiva de la compañía, procurando las buenas prácticas.
  • Administración y Mantenimiento de Oficinas :

  • Coordinación de los servicios de Mantenimiento de Infraestructura del edificio, mobiliario y equipos de oficina, de acuerdo al programa de mantenimiento preventivo.
  • Coordinación de trabajos de remodelación y re-adecuación o re-ubicación de oficinas.
  • Coordinación y seguimiento a la correcta prestación de los servicios de Mensajería y Aseo.
  • Administración de las bodegas, cuartos técnicos y de ventilación (limpieza, optimización de espacio).
  • Administración del servicio de Tienda Saludable y Punto de Café Juan Valdez
  • Administración de las llaves de la compañía, facilitándolas de acuerdo a los requerimientos
  • Administración Servicio de Reuniones y Colaboración :

  • Coordinación de salas TCR (Team Collaboration Room) y DCR (Data Collaboration Room) de oficinas generales como primer punto de contacto hacia usuarios
  • Administrar la herramienta de Reserva de salas
  • Garantizar las ayudas audiovisuales requeridas en las reuniones
  • Administración del sistema de VCS para Oficinas Generales
  • Claves del éxito :

  • Obtener resultados altamente positivos en las auditorias y auto evaluaciones impuestas por controles internos.
  • Encuesta de Satisfacción del Usuario superior a 7.
  • Cumplir al 100% en el manejo de todos los servicios prestados
  • Enviar a tiempo reportes e información solicitada.
  • Lograr que cada área cumpla las metas impuestas.
  • Cualidades del Empleado :

  • Educación y / o entrenamiento requerido :
  • Conocimientos de programas de computo : Word, Excel, Power Point, E : Mail
  • Conocimientos de Manejo de Seguros.
  • Dominio del Idioma Inglés.
  • General :

  • Trabajar en equipo, capacidad de liderazgo y negociación
  • Habilidad para comunicarse abierta y claramente (de forma oral y escrita) con los clientes internos, proveedores y en general todos los niveles de la organización
  • Habilidades para el manejo de múltiples prioridades, optimizando el tiempo
  • Capacidad de toma de decisiones acertadas en corto tiempo que impacten de manera positiva el negocio.
  • JLL Privacy Statement

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    For employees in the United States, please see a fully copy of our Equal Employment Opportunity and Affirmative Action policy here.

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